Hej 👋,

Witaj w trzeciej części naszego 📕 Poradnik pracy z OKRami dla product managerów. Tym razem skupimy się na monitorowaniu OKRów. Tu jesteśmy 👇

• PART 1: Intro - fundamenty pracy z celami oraz OKRów

• PART 2: Jak pisać dobre OKRy? - wskazówki i przykłady

• PART 3: Monitorowanie OKRów - szablon i narzędzia 👈

• PART 4: Product Manager w cyklu OKR - jak pracować we frameworku OKR jako PM?

• PART 5: Q/A OKRów - najważniejsze pytania i odpowiedzi

ℹ️ Poradnik tworzę wspólnie z Mateuszem Paprockim (COO w Neoteric oraz jest co-ownerem OKR Poland). Do przygotowania 3 części zaprosiliśmy Tomka Dąbrowskiego.

Znamy już fundamenty frameworka OKR, wiemy już jak OKRy definiować, teraz chcielibyśmy wyposażyć Was w narzędzie, które ułatwi monitorowanie OKRów w praktyce.

Dlatego zaprosiliśmy do współpracy Tomka Dąbrowskiego (Konsultant oraz trener OKR), który przygotował świetny szablon Google Docs do monitorowania OKRów.

Tomek ma mega doświadczenie - wdrażał OKRy w niezliczonej liczbie firm z PL, jak i globalnych organizacji. Sam używa szablonu, który Wam dzisiaj zaprezentuje, więc jest to coś na maksa praktycznego:

Szablon jest prosty, łatwy w użyciu, idealny na start. Miałem okazję recenzować jego ostatnią wersję - bardzo mi się spodobał. Tomek przygotował dla Was poniżej najważniejsze informacje o szablonie i samym monitorowaniu OKRów:

1. 🌟 INTRO

   1. Do czego przyda Ci się szablon?

   2. Dla kogo jest ten szablon?

   3. Dlaczego warto skorzystać z szablonu?

2. 📕 SZABLON

   1. Co znajdziesz w szablonie?

   2. Przykład użycia szablonu

   3. Tutorial do szablonu [wideo]

3. 👨‍💻 Kiedy dedykowany soft?

ℹ️ Więcej wartościowych treści od Tomka Dąbrowskiego znajdziesz na jego LinkedIn. Tomek doradza także firmom we wdrażaniu i wykorzystaniu OKRów.

🌟 INTRO

OKRy pomagają nam w definiowaniu i zapisywaniu jasnych celów - krótki, inspirujący tytuł wraz ze zbiorem wskaźników, które go doprecyzowują. Ale to nie wysztko.

OKRy to też zwinny proces pracy z celami, wspierający pracowników w skupieniu się na najważniejszych priorytetach w organizacji i dostarczenia wkładu w rozwój produktu bądź też firmy (czyli operacjonalizacji strategii). 

Szablon do monitoringu OKRów jest właśnie uzupełnieniem tego zwinnego procesu.

Do czego przyda Ci się szablon?

Narzędzie to jest rozwijane przez mnie od ponad 4 lat i jest używane przez wiele firm, z którymi miałem okazję współpracować. Obecny wygląd i funkcjonalność szablonu to wypadkowa feedbacku od użytkowników oraz zaadresowania potrzeb, które pojawiały się podczas pracy z zespołami.

Projektując szablon zależało mi przede wszystkim na trzech elementach:

1. Możliwości szybkiego przeglądu wszystkich OKRów,

2. Pokazania trendu zmian między kolejnymi monitoringami,

3. Oznaczenia prawdopodobieństwa realizacji danego wskaźnika.

Dla kogo jest ten szablon?

Szablon przygotowałem przede wszystkim z punktu widzenia:

• zespołu, który pracuje z wykorzystaniem OKR

• zarządu/liderów do podglądu jak realizowana jest strategia

• interesariuszy/sponsorów do śledzenia efektu biznesowego

• OKR Coach-a do efektywnego poprowadzenia spotkania monitorującego OKRa

• wszystkich pracowników w celu zwiększenia transparentności zadań i wyzwań w zespołach w organizacji.

Najważniejsze - nie musisz być “wymiataczem OKRowym”, aby skorzystać z szablonu. Narzędzie z powodzeniem może być także używane przez osoby, które rozpoczynają swoją przygodę z OKRami.

Dlaczego warto skorzystać z szablonu?

Korzystając z zaproponowanego przeze mnie szablonu do monitoringu OKRów zyskujesz:

• Ustrukturyzowanie regularnych dyskusji o celu w zespole

• Przejrzysty sposób prezentacji zmian na kluczowych rezultatach

• Łatwość użycia i duża elastyczność dostosowania samego szablonu do Twoich potrzeb.

📕 Szablon

Co znajdziesz w szablonie?

• „OKR Dashboard” podsumowujący realizację wszystkich OKRów.

• Przygotowaną strukturę pod jeden OKR strategiczny („2024 Strategic OKR”) oraz dwa OKRy kwartalne dla zespołów (“Q1 Team OKR”).

• Arkusz „HowTo” z dokładnym opisem, jak korzystać z szablonu.

• Arkusz „OKR teamplate” - szablon który duplikujesz, by rozpisać kolejnego OKRa

Przykład użycia szablonu

Poniższy arkusz przedstawia, jak może wyglądać użycie szablonu do opisania strategii dla klubu piłki nożnej:

Tutorial do szablonu [wideo]

Mamy także krótki wideo-tutorial z omówieniem szablonu oraz przykładu:

👨‍💻 Kiedy przejść na dedykowany software do monitorowania OKRów?

Obecnie na rynku jest cała masa narzędzi do trackowania OKRów. Niektóre z nich przedstawiają temat całościowo, od filarów strategicznych wraz North Star Metric, poprzez zarządzanie KPI i OKRami, kończąc na zbieraniu feedbacku, a następnie ocenie pracownika. Kiedy warto je sprawdzić?

Uważam, że w pierwszej kolejności ważniejsze jest nauczenie się rytmu pracy z OKRami, wyrobienie sobie pewnego nawyku.

Wprowadzając dedykowany software zbyt szybko możemy doprowadzić do sytuacji, że OKRy będą postrzegane przez pryzmat tego narzędzia. Wtedy też pewne ograniczenia software’owe mogą być odbierane jako “ułomności” podejścia OKR.

Jeżeli stwierdzasz, że Twój proces jest już wystarczająco dobry, zespoły są dojrzałe OKRowo i wiedzą, jak pracować z kluczowymi rezultatami mierzącymi efekt, to może być to dobry moment na eksperymenty z gotowymi rozwiązaniami.

Pamiętaj jednak, że software nie spowoduje, że OKRy będą osiągane częściej, szybciej, itp. Do tego potrzebni są ludzie, zespoły. Software może pomóc w lepszym zarządzaniu procesem planowania OKRów, automatycznym przypominaniem o monitoringu, dostarczaniem statystyk o samym procesie OKR.

Podsumowując:

• zacznij od czegoś najprostszego (tablica, arkusz)

• naucz się pracować z OKRami

• przedyskutuj z zespołem, czego Wam brakuje w obecnym narzędziu

• dopiero na końcu sprawdź gotowe rozwiązania

Narzędzia na które warto zwrócić uwagę (sam z nich korzystałem) to: Workpath, Perdoo, Quantive.

➡️ W kolejnej części…

W 4 części poradnika razem z Matem skupimy się na tym jak pracować we frameworku OKR jako PM w cyklu życia firmy. Kiedy definiujemy OKRy, kto za to odpowiada, jak monitorować i raportować postęp pracy na OKRami itd.