Design Sprint w praktyce

1. 📕 Co to jest Design Sprint?

   1. Pryncypia, najważniejsze założenia sprintów

   2. Jak wygląda sprint dzień po dniu?

   3. Gdzie wykorzystywać Design Sprint?

   4. Kto powinien brać udział w Design Sprincie?

2. ⚔️ Design Sprint vs. praktyka (moja)

   1. 2-dniowy sprint

   2. Sprint rozciągnięty na 2-3 tygodnie

   3. Nieformalny Design Sprint w Scrumie

   4. Inne moje wnioski ze sprintowej praktyki:

3. 📚 Więcej materiałów o Design Sprincie

📕 Co to jest Design Sprint?

Design sprint to intensywny, krótkoterminowy proces służący do szybkiego projektowania i testowania nowych pomysłów. Koncepcja została spopularyzowana przez książkę "The Design Sprint" autorstwa Jake'a Knappa z Google Ventures.

Nazwa „sprint” nie wzięła się z bez powodu, bo Design Sprinty według założeń to 5-dniowe intensywne warsztaty, w których przechodzimy end-to-end przez:

• zrozumienia potrzeb/problemu, który chcemy rozwiązać

• naszkicowanie potencjalnych rozwiązań

• wybór najbardziej rokującego rozwiązania

• przygotowanie prototypu

• ewaluację rozwiązania przez przetestowanie prototypu

Pryncypia, najważniejsze założenia sprintów

Poniżej moje najważniejsze założenia Design Sprintów, mocno oparte o pryncypia z książki "The Design Sprint".

• Skupienie na użytkowniku - podczas pracy w centrum stawiamy użytkownika, którego problem chcemy rozwiązać

• Skupienie na problemie, a nie na konkretnych rozwiązaniach, polityce, relacjach - zdefiniowanie i zrozumienie problemu powinno być punktem wyjścia każdego sprintu.

• Różnorodność Uczestników - w sprintach powinny brać udział osoby z różnych dziedzin, by zapewnić sobie różne punkty widzenia na problem i rozwiązania

• Praca RAZEM, ale OSOBNO, czyli tzw. ciche wspólne działanie. Nie wszystko musimy robić ogólną burzą mózgów. Dajmy uczestnikom cichy czas na pracę głęboką samodzielnie lub w małych podgrupach

• Konkretne pomysły ponad niekonkretną dyskusję - w design sprintach podkreśla się znaczenie konkretyzowania idei poprzez wizualizacje, zamiast abstrakcyjnych dyskusji.

• Rozpoczęcie Działania ponad Mamy Pewność / Rację - po angielsku dobrze to brzmi: 'Getting Started' over 'Being Right'

• Nie opieramy się na jednej osobie - design sprinty powinny opierać się wspólnej pracy i iteracji rozwiązań, a nie poleganiu na "bohaterskich" ideach pojedynczych osób.

Najważniejszym jednak dla mnie pryncypium jest to, ze celem Design Sprintu jest ITERACYJNA, jak najszybsza nauka. W Design Sprincie bardzo mocno ograniczamy fazę BUILD i LAUNCH z klasycznego podejścia lean startupowego (robimy tylko prototyp), by jak najszybciej przejść do fazy LEARN.

Jak wygląda sprint dzień po dniu?

Każdy etap design sprintu to jeden dzień. Każdy etap/dzień ma swoje cele i metody, które pomogą Ci osiągnąć zamierzone rezultaty.

Dzień 1️⃣: ZROZUMIENIE Potrzeb/Problemu

• 🚩 Cel: Zdefiniowanie problemu i zrozumienie potrzeb użytkowników.

• 🛠️ Metody, których możesz użyć:

  • Mapowanie: Tworzenie mapy problemu, użytkownika, mapy empatii, persony - aby zrozumieć kontekst i relacje między różnymi elementami.

  • Wywiady z użytkownikami - rozmowy z użytkownikami, których dotyczy obszar problemowy

  • Lightening Talks, Ekspertyzy: Wysłuchanie ekspertów wewnętrznych i zewnętrznych, aby uzyskać wgląd w problem.

  • How Might We (HMW): Przekształcenie problemów i wyzwań w możliwości poprzez zadawanie pytań typu "Jak byśmy mogli...?".

Dzień 2️⃣: NASZKICOWANIE Potencjalnych Rozwiązań

• 🚩 Cel: Generowanie szerokiej gamy pomysłów i rozwiązań.

• 🛠️ Metody, których możesz użyć:

  • Crazy 8s: Szybkie rysowanie ośmiu różnych pomysłów w krótkim czasie, aby pobudzić kreatywność. Fajna, kreatywna metoda.

  • Storyboard: takie opowieści wizualne, które pokazują, jak rozwiązanie miałoby działać w praktyce.

  • Indywidualne rysunki - każdy uczestnik indywidualnie opracowuje własne pomysły na kartce, w prosty narzędziu do szkicowania

Dzień 3️⃣: WYBÓR najbardziej rokującego ROZWIĄZANIA

• 🚩 Cel: Zdecydowanie, które z przedstawionych pomysłów na wcześniejszym etapie są najbardziej obiecujące.

• 🛠️ Metody, których możesz użyć:

  • Głosowanie Kropkami: Uczestnicy używają naklejek lub kropek, aby zagłosować na swoje ulubione pomysły.

Dzień 4️⃣: Przygotowanie PROTOTYPU

• 🚩 Cel: Stworzenie realistycznego i testowalnego prototypu wybranego rozwiązania.

• 🛠️ Metody, których możesz użyć:

  • Papier, nożyczki - czyli tworzenie prototypu z papieru

  • Klocki LEGO do stworzenia interaktywnego modelu.

  • Figma, Balsamiqu lub inne proste narzędzie, które pomaga stworzyć prosty wizualny prototypu, a uczestnicy będą potrafili z niego skorzystać

  • Prosty prototyp można też stworzyć w różnego rodzaju narzędziach no-code takich jak bubble, webflow, notion, make.com

Dzień 5️⃣: EWALUACJA rozwiązania

• 🚩 Cel: Przetestowanie prototypu z rzeczywistymi użytkownikami i zebranie opinii, po to by podjąć decyzje co czy dalej inwestujemy w rozwiązanie.

• 🛠️ Metody, których możesz użyć:

  • Testy użyteczności naszego prototypu

  • Wywiady z użytkownikami, którzy mogli doświadczyć prototypu

  • Dla niektórych prototypów cyfrowych - podłączenie analityki i zebranie danych analitycznych

Gdzie wykorzystywać Design Sprint?

✅ Sama metoda przydaje się do:

• Rozwój nowych produktów - Idealne do szybkiego prototypowania i testowania nowych koncepcji.

• Idealne do eksploracji nowych trendów, pomysłów i technologii, o których mało wiemy

• Rozwiązywanie skomplikowanych problemów, które nie mają jasnych rozwiązań (nie tylko produktowych)

• Ogólnie tworzenia innowacji

• Kiedy chcemy poprawić współpracę interdyscyplinarnych zespołów, alignement, zrozumienie celów i strategii

❌ Do czego nie wykorzystywać:

• Rozwiązywanie prostych, dobrze zdefiniowanych problemów - szkoda czasu

• Nie zastąpimy tym na stałe realnego, codziennego product managementy

• Rzadko się sprawdza do optymalizacji, gdzie dużo opiera się na głębokiej analizie danych i problemów użytkowników

• Długoterminowego planowania strategicznego - może dać jakiś wsad do innowacji, ale nie jest realne planowanie długoterminowe

Kto powinien brać udział w Design Sprincie?

Tu nie ma oczywiście jednoznacznych odpowiedzi, bo mocno zależy to od zakresu problemu, który rozwiązujemy. Najważniejsze jednak, by zespół był zróżnicowany, aby zapewnić różnorodność perspektyw i umiejętności.

Niezależenie, bardzo ważny jest wybór facylitatora, który poprowadzi sprint. Odpowiada ona za organizację procesu, zapewnienie przestrzegania harmonogramu i moderowanie dyskusji.

Uczestników warto szukać pośród:

• decydentów - CRO, CEO, lub inny kluczowy interesariusz

• ekspertów dziedzinowych / problemowych (Subject Matter Expert) - specjaliści posiadający szczegółową wiedzę na temat dziedziny, z której pochodzi problem.

• zespołu developerskiego

• badaczy / projektantów UX / analityków danych

• marketing / sprzedaż

• można też zaprosić klienta lub końcowego użytkownika

⚔️ Design Sprint vs. praktyka (moja)

Przez ostatnie 10 lat miałem okazję kilkukrotnie uczestniczyć i prowadzić design sprinty. Moje doświadczenia z tą metodą są “różne”.

W teorii design sprint trwa pięć dni, ale praktyka często dyktowała inne warunki. Ograniczenia czasowe i inne priorytety zespołu często uniemożliwiały pełne zaangażowanie przez cały tydzień. Zauważyłem to zarówno w firmach, z którymi współpracowałem (kilkutysięczne korpo, 100 osobowy scaleup, urząd, duża firma produtkowa), jak i w moim własnym zespole, gdy miałem większy wpływ na pracę (100 osobowy scaleup) .

Tylko raz realizowałem taki realny 5-dniowy sprint. Było to w początkującym startupie, gdzie wszyscy i tak byli skupieni na szukani na rozwiązywaniu konkretnego problemu i mogliśmy całkowicie zanurzyć się w procesie.

2-dniowy sprint

Najczęściej widziałem model, w którym kilka osób przygotowywało insighty przed startem sprintu do fazy 1 (zrozumienie problemu):

• Następnie przeprowadzaliśmy 2-3 dniowe warsztaty obejmujące fazy 1-4 sprintu (zrozumienie problemu - przygotowanie prototypu).

• Po zakończeniu warsztatów, przechodziliśmy do fazy walidacji, która była realizowana przez dedykowane zespoły i również trwała kilka dni.

• [PLUS] To podejście całkiem fajnie się sprawdzało, jeśli rzeczywiście byliśmy w stanie zarezerwować te dwa dni dla kluczowych osób w naszym kalendarzu. Dużo łatwiej było to zorganizować, niż realnie 5 dni.

• [MINUS] Z drugiej strony, ograniczenia czasowe i wyczerpanie uczestników do końca drugiego dnia stanowiły sporo wyzwanie w facylitowaniu warsztatów.

• [WYZWANIE] Niezwykle istotne było również zapewnienie skutecznego follow-upu po ramach fazy ewaluacji - zarówno w formie synchronicznej, jak i asynchronicznej, co miało kluczowe znaczenie dla utrzymania zaangażowania i spójności zespołu.

Sprint rozciągnięty na 2-3 tygodnie

Sprint rozłożony na 2-3 tygodnie, z 1-2 dniami pracy warsztatowej w każdym tygodniu. Pomiędzy tymi dniami jest czas na samodzielną pracę:

• [MINUS] Z jednej strony, wydłużenie całkowitego czasu trwania sprintu było zdecydowanie jego wadą - wydłużyło to czas uzyskania pierwszych wniosków

• [WYZWANIE] Wyzwaniem była kwestia utrzymania koncentracji zespołu przez cały rozciągnięty okres sprintu. Czasem zdarzało się, że ktoś musiał się wycofać z powodu nagłych sytuacji, takich jak problemy osobiste czy zdrowotne.

• [PLUS] Z drugiej strony, dodatkowy czas między poszczególnymi fazami pozwalał nam na dogłębne podsumowania i przemyślenia przed przejściem do następnego etapu. W tradycyjnym, ciągłym formacie sprintu, brakowało mi tego rodzaju przestrzeni, co utrudniało reagowanie i dostosowywanie się do zmieniających się warunków.

• [PLUS] Dodatkowo, dłuższy czas między fazami okazywał się pomocny w przypadku potrzeby dłuższej weryfikacji niektórych zagadnień.

Mimo tych wyzwań, ogólnie oceniam ten model jako pozytywny. Przykładem może być moja współpraca z jednym z urzędów dużego miasta, gdzie zastosowanie tego podejścia do design sprintu przyniosło dobre rezultaty przy rozwijaniu innowacyjnych koncepcji.

Nieformalny Design Sprint w Scrumie

Idee design sprintu zaadoptowaliśmy w nieformalny sposób w kilku zespołach scrumowych. W sytuacji gdy mieliśmy do rozwiązania większy problem / ficzer to realizowaliśmy nieformalny design sprint w sprincie (zwykle) poprzedzającym właściwy development. Mieliśmy w backlog sprintu po prostu zadanie zaznaczone jako "Design [Problem/Wyzwanie/Ficzer]".

Realizowaliśmy je w następujący sposób:

1. Przygotowanie Insightów: Na dedykowane pierwsze spotkanie, ja jako PM/PO, przygotowywałem wstępne insighty dotyczące problemu. Czasami na spotkanie zapraszaliśmy też ekspertów dziedzinowych lub użytkowników, którzy pomagali nam głębiej zrozumieć problem (etap 1).

2. Generowanie Pomysłów i wybór rozwiązań: Na spotkaniu kreowaliśmy pierwsze wysokopoziomowe koncepcje, a czasem nawet szkice potencjalnych rozwiązań, po czym wybieraliśmy wstępne kierunki naszych działań (etapy 2 i 3).

3. Opracowywanie Prototypów: Głównie osoby odpowiedzialne za design, pracując samodzielnie i asynchronicznie, przygotowywały prototypy potencjalnych rozwiązań (etap 4). Jako PM/PO, również miałem możliwość zgłaszania pomysłów na prototyp, podobnie jak stakeholderzy (choć zdarzało się to rzadko w takich nieformalnych sprintach).

4. Pierwsza Ocena Prototypów: Organizowaliśmy kolejne spotkanie, na którym przeprowadzaliśmy pierwsze przeglądy prototypów z udziałem użytkowników - w postaci testów użyteczności, czasem zwykłej rozmowy (etap 5). Na tej podstawie podejmowaliśmy decyzje o dalszych krokach w pracy nad rozwiązaniem - czasem potrzebna była kolejna iteracja design sprintu, czasem przechodziliśmy w następnym sprincie do developmentu MVP.

Taki nieformalny sposób adaptacji design sprintu do naszego procesu scrumowego pozwolił nam na elastyczne i skuteczne radzenie sobie z większymi wyzwaniami projektowymi. Pracowaliśmy zgodnie z ideami design sprintów, nawet nie nazywając tego design sprintami.

Inne moje wnioski ze sprintowej praktyki:

Jeszcze kilka dodatkowych moich doświadczeń:

• Potrzebujesz czasu na solidne przygotowanie Insightów: Insighty od użytkowników to podstawa! Bez dobrze przygotowanych insightów do fazy 1 ("Understand"), sprint zawsze tracił na znaczeniu, przekształcając się raczej w luźne brainstormingi, niż faktyczną pracę.

• Masz szansę zbudować mega alignement i zaangażowanie - brzmi to jak oczywistość, ale serio, angażowanie zespołu i interesariuszy robi magię. Nagle wszyscy zaczynają ze sobą gadać, czują się odpowiedzialni za wspólne cele, a kanały komunikacji nagle stają się szeroko otwarte. Niesamowite doświadczenie! Ko-kreacja to często klucz do przełamania silosów i budowania zaufania.

• Rola Facylitatora jest trudna. Jeśli ludzie ze sobą wcześniej tak nie współpracowali - nie ma opcji by sprint wyszedł bez dobrego facylitatora. Początkowo miałem problem z efektywnym prowadzeniem sprintów. I pewnie też tak będziesz miał(a). Albo samemu wkręcisz się w rolę i ćwiczysz, ćwiczysz, ćwiczysz… Albo znaleźć kogoś w ekipie, kto już ma to w małym palcu.

📚 Więcej materiałów o Design Sprincie

• Design Sprinter – w prostych słowach o Design Sprint - Blog Marcina Chyły, czołowego eksperta od designu sprintów w Polsce

• Design Sprint KIT od Google - Świetne kompendium wiedzy o design sprintach - razem z przykładami, case study, materiałami do wykorzystania

• Książka „The Sprint Book”, Jake Knapp - Najbardziej znana książka o wykorzystaniu metody Design Sprint.

💬 [LIVE] Porozmawiajmy o design sprintach z ekspertem

Już w czwartek o 20:00 na LinkedIn będziemy mieli okazję więcej porozmawiać o design sprintach przy rozwoju produktów. Zapraszam na kolejny odcinek podcastu LIVE Product Vision z Marcin Chyłą, ekspertem i praktykiem design sprintów.

💬 Będzie jak zwykle interaktywnie - więc przygotujcie pytania na webinar, albo podeślijcie je już teraz do mnie w odpowiedzi, żeby Marcin mógł się przygotować.

A potem klasycznie całość wyląduje w formie nagrania podcastu Product Vision do odsłuchania :) Zapraszam!